Läs mer om Thea Commerce
Skriven av Mathias Lindh - e-handelsspecialist på Thea Commerce
Med erfarenhet av hundratals kunddialoger hjälper Mathias e-handlare att identifiera var tid och pengar försvinner i onödan — och hur rätt integrationer kan frigöra resurser för det som faktiskt driver verksamheten framåt.
De flesta e-handlare vet att de har manuella processer som tar tid. Färre har räknat på vad de faktiskt kostar — inte bara i pengar, utan i tid, energi och möjligheter som aldrig blev av.
I det här avsnittet av E-handel & Ångest gick vi igenom de fem system som har störst impact på en e-handelsverksamhet och frågade riktiga handlare hur lång tid de lägger på manuellt arbete varje dag. Resultatet var nedslående — men också hoppfullt, för de allra flesta problemen är enkelt lösta.
I den här artikeln går vi igenom:
Det börjar alltid litet. Man startar sin e-handel, hittar ett sätt att hantera saker och fortsätter på det spåret. Det funkar — tills det inte gör det.
Det som sällan räknas in är inte bara lönen för den tid som läggs ner. Det är nyhetsbrevet som aldrig skrevs. Produktbilderna som aldrig togs. Mässan man åkte på men inte hade tid att följa upp. Och i värsta fall — kvällar och helger som försvann in i manuellt arbete som hade kunnat automatiseras.
Vi har träffat handlare som sitter på toaletten på kvällarna och räknar av lagersaldot för hand för att inte störa familjen. De tror att det är normalt. Det är det inte.
Affärssystemet, eller ERP som det också kallas, är hjärtat i en fungerande e-handelsverksamhet. Det är här lager, priser, ordrar och kunder ska leva. Allt annat ska prata med det — inte tvärtom.
Har du inte en integration mellan din e-handel och ditt affärssystem lägger du troligtvis tid på att:
Räknar vi ihop ett medianvärde från de handlare vi pratat med landar vi på ungefär sex timmar per dag enbart för de här processerna. Det är 120 timmar i månaden — nästan 75 procent av en heltidstjänst.
En viktig fråga att ställa sig är vem som är "master" — det vill säga vilket system som bestämmer när affärssystemet och e-handeln säger olika saker om lagersaldot. Det måste vara bestämt innan man kopplar ihop dem, annars skapar integrationen nya problem istället för att lösa gamla.
Vanliga affärssystem att titta på: Fortnox, Visma, Pyramid, Business Central och Specter. De flesta har färdiga integrationer mot de vanligaste e-handelsplattformarna — det är ofta enklare och billigare att komma igång än vad de flesta tror.
Att manuellt matcha utbetalningar mot ordrar, stämma av transaktioner och hantera avvikelser är en underskattad tidstjuv. Räknar vi försiktigt på ett snitt handlar det om ytterligare en och en halv timme per dag.
Det finns också ett fenomen som kallas återrapportering där man slipper manuellt matcha ordrar mot betalningar som standardintegrationer ofta inte erbjuder. Det är värt att fråga sin plattformsleverantör om.
Nu är vi alltså uppe på sju och en halv timme och vi har bara gått igenom två av fem system.
Betallösningar att titta på: Klarna, Svea, Stripe, Nets och Swish. Kom ihåg att rätt betalsätt skiljer sig beroende på om du säljer till konsumenter eller företag, och vilken marknad du befinner dig på.
För den som har både fysisk butik och e-handel är kassan en kritisk länk. Utan integration mot affärssystem och e-handel får du:
Det sistnämnda, att stänga kassan och stämma av dagen, uppskattas ta mellan 25 minuter och en timme dagligen. Men det är lagersynken som är den verkliga huvudvärken.
Har du fem anställda i butiken måste alla veta att när något säljs fysiskt ska det också dras bort från webben och vice versa. En produkt som finns på webben men är slutsåld i butiken skapar missnöjda kunder och onödigt merarbete.
Räknar vi ihop ett försiktigt snitt för kassan landar vi på ytterligare två timmar per dag. Nu är vi uppe på nio och en halv timme totalt.
Kassasystem att titta på: BeX, Highcore och Nutid. Viktigt att tänka på: kassan måste lira med affärssystemet. Det är ofta mer avgörande än vilken e-handelsplattform man har.
Att logga in på PostNords eller DHL:s portal, fylla i adresser för hand och skriva ut fraktsedlar är något som fortfarande sker dagligen hos många e-handlare. Lägger vi till att manuellt skicka ut spårningslänkar och hantera returfrakter räknar vi med tre timmar per dag som ett rimligt snitt.
Och det är inte bara en tidsfråga. Den mänskliga faktorn spelar in. Fel adress, felaktigt namn, en skrivare som strular. Varje misstag kostar tid att rätta till.
Med ett transportsystem hämtas ordrarna automatiskt från e-handeln, fraktsedeln genereras med ett knapptryck och spårningslänken skickas ut utan att du behöver göra någonting. Istället för att logga in och fylla i uppgifter för varje order kör du allt i en batch en gång om dagen.
Nu är vi uppe på 12,5 timmar totalt — och vi har fortfarande en del kvar.
Transportsystem att titta på: Nshift, Shipmondo, Chipster, Sendify och Packflow. Vilket som passar bäst beror på volym, pakettyp och hur mycket internationell försäljning du har.
E-handelsplattformen är limmet som håller ihop hela flödet. Den ska prata med affärssystemet, transportlösningen, kassan och betalsätten — utan att du behöver vara mellanhand.
Utan integrationer mot de andra systemen kan produktuppladdningar, prisuppdateringar, lageruppdateringar och orderstatushantering lätt ta fyra timmar per dag. Det är också här manuellt arbete har störst negativ effekt på kundupplevelsen — en kund som inte får sin spårningslänk eller ser fel orderstatus ringer din support.
Räknar vi ihop allt landar vi på 16,5 timmar per dag i ett högt räknat scenario. Mer än två heltidsarbetsdagar — varje dag.
Det är lätt att räkna timmar. Det är svårare att fråga vad de timmarna egentligen är värda och vad du hade gjort med dem.
Kan du frigöra fyra till fem timmar per dag eller ens per vecka, så är det tid som kan läggas på att ta nya produktbilder, skriva det nyhetsbrevet som alltid skjuts upp, åka på mässan utan att känna stress, eller helt enkelt gå hem i tid.
Det handlar inte bara om effektivitet. Det handlar om att driva en verksamhet som är hållbar på sikt.
Lista dina manuella processer
Samla ditt team och be alla skriva ner de tre saker de gör manuellt varje dag som tar mest tid. Många skriver samma saker — men någon skriver alltid något som ingen tänkt på. Ta den listan raka vägen till din plattformsleverantör och fråga vad som går att automatisera.
Räkna ut vad en timme faktiskt kostar
Multiplicera timlönen för den eller de som utför det manuella arbetet med antalet timmar per månad. Siffran är nästan alltid högre än man tror — och motiverar ofta investeringen i en integration flera gånger om.
Skriv ner tre saker du hellre hade velat göra
Vad hade du och ditt team lagt tid på om ni inte behövde göra det manuella arbetet? Skriv ner det. Gör det till en workshop. Det är ofta det bästa sättet att motivera förändringen — inte bara för sig själv utan för hela organisationen.
Slutsats: Det är enklare än du tror
Automatisering låter ofta som något som kräver stora investeringar och komplexa projekt. I verkligheten handlar det ofta om att koppla ihop system som redan finns och låta dem prata med varandra istället för att du ska vara mellanhand.
En enkel integration mot affärssystemet. Ett transportsystem istället för manuell fraktbokning. En kassa som synkar med e-handeln automatiskt. Det är inte raketforskning det är grundläggande hygien för en modern e-handel.
Börja med ett flöde. Se resultatet. Bygg vidare därifrån.
Vill du veta var din verksamhet läcker mest tid? Tveka inte att kontakta oss.
Hos Thea Commerce hjälper vi e-handlare att identifiera och automatisera de processer som kostar mest så att du kan lägga tiden på det som faktiskt driver verksamheten framåt.
